Unsere Unternehmensziele „Offenheit – Ehrlichkeit – Toleranz“ prägen unser tägliches Handeln und unser Miteinander. Ebenso unabdingbar ist es, dass wir geltende Rechte und Gesetze uneingeschränkt beachten und die Verantwortung dafür übernehmen, dass wir alle diesem Anspruch auch gerecht werden.
Mit dem Hinweisgebersystem bietet die IWS-Firmengruppe allen Mitarbeitenden sowie auch allen Dritten die Möglichkeit, Verstöße gegen Gesetze und interne Vorgaben zu melden. Diese Meldungen werden jederzeit vertraulich und datenschutzkonform behandelt und können auch anonym abgegeben werden. Jede Meldung wird sorgfältig geprüft und Verstößen wird konsequent nachgegangen.
1. Wer kann sich an die Hinweisgeberstelle wenden?
- Uneingeschränkt alle Mitarbeitende
- Auftragnehmer, Dienstleister, Geschäftspartner, Kunden sowie deren Mitarbeitende
- Ehemalige sowie zukünftige Mitarbeitende und BewerberInnen
- PraktikantInnen
- Aufsichtsbehörden
2. Zu welchen Themen können Hinweise gegeben werden?
- Geldwäsche, Korruption, Terrorismusfinanzierung und sonstige strafbare Handlungen
- Wettbewerbswidriges Verhalten
- Diskriminierung, Mobbing
- Verletzungen von Grund- und Menschenrechten
- Verletzungen des Gesundheits- und Arbeitsschutzes sowie der Betriebssicherheit
- Verletzung des Datenschutzes sowie der Privatsphäre und Vertraulichkeit in der elektronischen Kommunikation
- Verstöße gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz
Diese Liste ist beispielhaft. Eine vollständige Auflistung aller Themengebiete kann im Bundesgesetzblatt Nr. 140, Artikel 1 Abschnitt 1 §2 eingesehen werden.
Das Whistleblowing-Verfahren dient nicht zur Klärung operativer Themen des Arbeitsalltags, wie z.B. Dienstplanung etc. Sofern also Sachverhalte des täglichen Arbeitsalltages über das IWS-Hinweisgebersystem eingehen, so werden diese an entsprechende Ansprechpartner zur Bearbeitung weitergeleitet.
3. Ihnen stehen folgende Meldewege zur Verfügung, selbstverständlich auch anonym:
- Telefonische Kontaktaufnahme über die Compliance-Hotline: 06021 / 3803 – 844
(Die Hotline ist montags – freitags zwischen 8 und 16 Uhr erreichbar. Sollten Sie die Hotline einmal nicht erreichen, bitten wir Sie um einen erneuten Versuch zu einem späteren Zeitpunkt). - Per Post an: IWS Firmengruppe
z. Hd. Compliance
Magnolienweg 30
63741 Aschaffenburg
- Per Mail an compliance@iws-ab.de
- Persönlich vor Ort
Möchte eine hinweisgebende Person anonym bleiben, so ist eine neutrale E-Mail-Adresse zu verwenden bzw. es sind keine persönlichen bzw. Kontaktdaten anzugeben, die Rückschlüsse auf die jeweilige Identität zulassen.
Neben unserem internen Meldesystem steht es jedem Hinweisgebenden frei, ggf. auch Kontakt mit einer externen Meldestelle aufzunehmen, zum Beispiel dem Bundesamt für Justiz aufzunehmen: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html. Grundsätzlich ist es wünschenswert, zunächst die interne Meldestelle zu kontaktieren.
4. Sind negative Konsequenzen zu befürchten, wenn eine Meldung erstattet wird?
Meldende Personen sind vor jeglichen negativen Auswirkungen aufgrund einer Meldung geschützt. Dies bedeutet, dass Hinweisgebende keine der folgenden Repressalien zu befürchten haben:
- Disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Diskriminierung oder Mobbing
- Verweigerung von Weiterbildungen oder berufsfördernden Maßnahmen
5. Was passiert, wenn sich der Inhalt der Meldung als Unwahrheit herausstellt?
Eine Falschmeldung liegt nur dann vor, wenn diese vorsätzlich oder fahrlässig abgesetzt wurde.
Sofern der Hinweisgeber etwas Unwahres meldet, selbst aber davon ausgeht, dass es sich um die Wahrheit handelt, ist dies keine Falschmeldung und hat damit keine negativen Folgen für ihn.
Sofern allerdings eine mutwillige Falschaussage getroffen wurde, greift die Schutzwirkung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie nicht und kann entsprechend eine Schadensersatzpflicht nach sich ziehen.
6. Wie werden Hinweisgebende über den Sachstand informiert?
IWS hat sich verpflichtet, den Eingang eines Hinweises innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen und den Hinweisgeber anschließend nach spätestens 3 Monaten über geplante oder ergriffene Maßnahmen zu informieren.
7. Werden Daten vom Hinweisgeber gespeichert?
Es werden ausschließlich die personenbezogenen Daten gespeichert, die der Hinweisgeber freiwillig der Meldestelle bekannt gibt. Der Hinweisgeber kann sowohl die Beantwortung von Fragen verweigern, von denen er glaubt, dass sie ihm schaden könnten wie auch das Speichern von Daten, die er nicht aufgenommen haben möchte.